Privacy Verklaring

Doel

S.v. Swift verwerkt verschillende persoonsgegevens. In deze privacyverklaring vertellen wij meer over de gegevens die wij van u verwerken en met welk doel en geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens.

Definities

Wij gebruiken bepaalde termen in deze privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij hiermee bedoelen:

Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en uw medische gegevens.

Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

1. Van wie verwerkt s.v. Swift gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• Leden en ouders van (jeugd)leden
• Bestuur en kaderleden
• Leden van andere verenigingen, waaronder contactpersonen en tegenstanders
• Sponsoren en donateurs

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het bestuur van s.v. Swift is ervoor verantwoordelijk dat uw gegevens verwerkt worden in overeenstemming met de wet- en regelgeving.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door kaderleden van s.v. Swift, waaronder bijvoorbeeld ledenadministratie, commissieleden, trainers, coaches en scheidsrechters. Waar wij in deze privacyverklaring spreken over s.v. Swift, bedoelen wij iedereen die voor of namens Swift persoonsgegevens verwerkt.

3. Waarom verwerkt s.v. Swift persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a) Om u als lid te registreren van s.v. Swift

Om lid te worden en blijven van s.v. Swift moeten wij persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens worden gebruik voor het houden van contact en vaststellen van contributie, maar ook voor:

• analyseren van ledenontwikkeling;
• werving en behoud van leden.

Deze gegevens worden verstrekt aan het NHV voor het bondslidmaatschap.

b) Voor de financiële administratie

Voor het verwerken van betalingen, zowel inkomend als uitgaand, moet s.v. Swift persoonsgegevens verwerken. Het gaat hierbij om:

• Naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mail;
• Administratienummer​;
• Bankrekeningnummer​​.

De financiële administratie wordt jaarlijks gecontroleerd door de kascommissie.

c) Om het deelnemen aan wedstrijden mogelijk te maken

Voor bondswedstrijden worden persoonsgegevens van spelers, coaches, scheidsrechters en wedstrijdsecretariaat verwerkt. Maar ook worden gegevens verwerkt voor de organisatie van deze wedstrijden. Het gaat hierbij om:

Naam, bondsnummer, leeftijd;

Schema’s voor vervoer, wassen en andere taken.

d) Voor de werkzaamheden van bestuur en commissies

Voor de samenstelling en taken van bestuur en commissies worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam en contactgegevens;
• Rollen en verantwoordelijkheden;
• Opleidingen en cursussen.

e) Voor nieuws en promotie op website en via social media

Er worden persoonsgegevens verwerkt om belangstellenden op de hoogte gehouden van de activiteiten van de vereniging. Hierbij valt te denken aan verslagen van wedstrijden, feesten en andere activiteiten. Fotoalbums vallen hier niet onder. Deze worden in een afgeschermde omgeving gedeeld.

f) Tijdens het uitzenden van wedstrijden gedurende Corona periode

Omdat ouders, familieleden, vrienden en bekenden de sporthal niet kunnen, willen of mogen betreden zendt s.v. Swift wedstrijden uit via een livestream. Deze beelden worden niet opgeslagen voor later gebruik.

g) Om foto’s te delen die gemaakt zijn tijdens wedstrijden

Tijdens wedstrijden worden actiefoto’s gemaakt. Deze kunnen gebruikt worden voor website en social media, maar ook beschikbaar gesteld worden aan leden van de vereniging (of derden. Indien zij onderdeel zijn van het beeldmateriaal).

4. Op welke grond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Om persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking gebaseerd zijn op een grondslag uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Veelal zal de grondslag het gerechtvaardigd belang voor ons als vereniging zijn om te kunnen functioneren als dusdanig. Het betreft hier o.a.:

• Het voeren van diverse vormen van administratie;
• Het organiseren van activiteiten in bestuur en commissies;
• Het uitzenden van livestreams tijdens de corona periode.

De grondslag van gerechtvaardigd belang gebruiken wij niet als uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen;

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken als:  

• dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke plicht;
• u voor de verwerking van uw persoonsgegevens toestemming heeft gegeven.

Heeft u voor de verwerking van uw persoonsgegevens toestemming gegeven, dan mag u uw toestemming op een later moment altijd weer intrekken. Heeft u bezwaar tegen een verwerking die gebaseerd is op gerechtvaardigd belang, dan kunt u dit kenbaar maken en zullen wij de verwerking, binnen de mogelijkheden, staken.

5. Hoe gaat s.v. Swift met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Voor de ledenadministratie worden de gegevens bewaard tot twee jaar na uw lidmaatschap. Als sprake is van een wettelijke verplichting, dan worden deze gegevens bewaard gedurende die periode die wettelijk voorgeschreven is.

S.v. Swift beschermt uw gegevens zo goed mogelijk. Wij nemen maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Wij zullen de toegang tot uw persoonsgegevens beperken tot degenen die namens s.v. Swift betrokken zijn bij de verenigingsactiviteiten en die om andere redenen daartoe zijn gerechtigd. 

6. Kan ik mijn persoonsgegevens inzien of wijzigen?

Het is te alle tijden mogelijk om de gegevens die s.v. Swift van u verwerkt in te zien. Wij vragen hierbij echter wel begrip voor het feit dat wij een vereniging zijn die werkt bij de gratie van vrijwilligers. Het verzamelen van deze gegevens en samenvoegen in een gestructureerd overzicht vraagt tijd en brengt moeite met zich mee.

Het wettelijke recht op correctie is alléén mogelijk als de gegevens die wij verwerken, onvolledig of irrelevant zijn; bijvoorbeeld als er een verkeerde naam of adres in staat. Dit recht is niet bedoeld om indrukken, meningen of conclusies van kaderleden, waar u het niet mee eens bent, te corrigeren. 

7. Kan s.v. Swift dit document wijzigen?

Ja, onze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. S.v. Swift zal de privacyverklaring aanpassen als er zaken in de verwerkingen veranderen, of als er andere verplichtingen ontstaan. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u terugvinden op www.swifthelmond.nl.

8. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 

Voor vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij de privacy coördinator van s.v. Swift. 

Drs. H.L.F.M. (Erick) van Veghel 
e.v.veghel@swifthelmond.nl 

U kunt als betrokkene ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn te vinden op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .